Les compagnies d’assurance doivent résoudre quotidiennement un problème majeur. Elles doivent traiter un volume considérable de documents tout en gérant des milliers de demandes d’indemnisation. Les clients souhaitent recevoir leur argent le plus rapidement possible après un accident ou une urgence médicale.
Cependant, il faut du temps à un employé pour remplir des formulaires, lire des documents et saisir les informations dans les systèmes informatiques. De plus, des erreurs peuvent survenir lorsque les employés travaillent dans l’urgence ou, au contraire, lorsqu’ils doivent contrôler chaque détail.
La période comprise entre la réception d’une demande d’indemnisation et son règlement est appelée délai de traitement ou cycle de traitement. Les compagnies d’assurance utilisent aujourd’hui des systèmes informatiques modernes pour réduire ce délai grâce au traitement intelligent des documents, qui permet de lire et de classer automatiquement les documents.
Cela conduit à un traitement automatisé des demandes d’indemnisation d’assurance, grâce auquel les demandes sont traitées rapidement et toutes les informations sont correctement organisées.
Les méthodes modernes de traitement des demandes d’indemnisation
Autrefois, les demandes d’indemnisation étaient examinées manuellement, ligne par ligne. Les clients pouvaient envoyer différents types de documents : fichiers PDF, notes manuscrites, justificatifs de dépenses, photos des biens endommagés prises avec un smartphone ou e-mails.
Toutes ces informations devaient ensuite être saisies manuellement par les employés dans la base de données principale de l’organisation.
Il fallait du temps pour renseigner les informations personnelles des clients, les dates des incidents, les numéros de police et le montant des dommages.
Après huit heures de travail, un employé pouvait inconsciemment commettre une erreur en saisissant un mauvais chiffre ou en oubliant certaines pages. Si une information manquait dans un document, plusieurs jours pouvaient s’écouler avant qu’une personne ne relise les fichiers et découvre l’absence d’une signature ou d’un certificat médical.
Lorsque les employés accéléraient le traitement, la précision pouvait diminuer. À l’inverse, lorsqu’ils accordaient davantage de temps au contrôle et à la précision, les délais de traitement des demandes d’indemnisation augmentaient.
L’automatisation intelligente permet toutefois de résoudre ces problèmes.
Comment les systèmes modernes lisent et classent les documents
Les programmes modernes ne se contentent pas de numériser les documents et de les enregistrer sous forme d’images. Ils analysent leur contenu, comprennent la signification du texte et stockent les informations dans les dossiers appropriés.
Tout d’abord, ces systèmes collectent les documents envoyés par e-mail, via un portail ou au moyen d’un outil de numérisation dès leur arrivée dans l’agence.
Deuxièmement, le programme identifie instantanément les factures de réparateurs automobiles, les formulaires de déclaration de sinistre, les rapports médicaux et autres documents.
Troisièmement, il localise les informations essentielles, telles que les montants, les numéros de police, les dates des incidents et les éléments endommagés.
Quatrièmement, il compare les données extraites avec les bases de données de l’entreprise afin de vérifier l’absence de fraude et de confirmer que la police d’assurance est toujours active.
Comment l’automatisation intelligente garantit l’exactitude des informations
De nombreux systèmes de gestion des demandes d’indemnisation disposent d’outils intégrés qui leur permettent d’atteindre un niveau élevé de précision lors de la classification et de l’archivage des documents.
Par exemple, la mise en correspondance automatique des données garantit que toutes les informations extraites correspondent aux données présentes dans les autres bases de données.
Si une personne soumet une demande d’indemnisation à la suite d’un accident de voiture, le système peut détecter un nom inhabituel sur une facture et avertir les employés que le document doit faire l’objet d’un contrôle approfondi.
De plus, les systèmes de score de confiance permettent au logiciel d’évaluer son degré de certitude lorsqu’il interprète certaines informations d’un document.
Lorsque l’écriture manuscrite est difficile à lire, l’ordinateur peut transmettre uniquement cette partie du texte à un employé pour vérification, tout en conservant les autres informations du document.
Une autre fonctionnalité permettant de prévenir les erreurs est la détection des demandes d’indemnisation en double. Il arrive que des clients soumettent à nouveau les mêmes factures d’hôpital parce qu’ils pensent qu’elles n’ont pas encore été examinées. Les programmes peuvent détecter ces doublons en comparant les montants, les dates et les fournisseurs.
Comment le flux de traitement des demandes d’indemnisation évolue grâce aux nouvelles technologies
La mise en œuvre du traitement automatisé des demandes d’indemnisation d’assurance transforme l’ensemble du fonctionnement des compagnies d’assurance.
Dans les bureaux traditionnels, les employés devaient trier manuellement les documents et les e-mails. Les programmes modernes lisent et classent instantanément les documents.
La saisie manuelle des données est remplacée par l’extraction directe des informations contenues dans les documents et leur transfert vers les bases de données correspondantes.
Auparavant, les responsables devaient effectuer des contrôles manuels et examiner chaque jour un certain nombre de dossiers. Désormais, les systèmes automatisés peuvent vérifier les données par rapport aux bases de données en temps réel.
Enfin, au lieu de faire circuler les demandes d’indemnisation par e-mail interne ou sous forme de documents papier, les systèmes de gestion des sinistres peuvent transmettre directement les dossiers aux gestionnaires de sinistres concernés.
Les avantages d’un traitement plus rapide pour les compagnies d’assurance et les clients
Lorsque les clients déposent une demande d’indemnisation, ils se trouvent généralement dans une situation stressante. Ils ont besoin d’argent rapidement pour financer des réparations ou des soins médicaux.
Réduire le délai entre le dépôt d’une demande et le versement de l’indemnisation permet donc de renforcer la fidélité des clients et d’augmenter la probabilité qu’ils restent auprès de l’entreprise à l’avenir.
De plus, les gestionnaires de sinistres n’ont plus besoin de saisir manuellement les informations dans les logiciels ni de consacrer du temps à examiner des documents présentant des erreurs simples.
Les employés peuvent ainsi consacrer leur temps de travail à des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que la communication avec les clients, l’analyse des dossiers complexes et la finalisation des règlements.
Le tri des documents et la correction des erreurs représentaient autrefois une tâche longue et coûteuse pour les compagnies d’assurance. L’extraction automatique des données réduit le travail manuel et, par conséquent, les dépenses opérationnelles globales de l’entreprise.
La fraude à l’assurance coûte chaque année des millions au secteur. Cependant, l’automatisation intelligente peut contribuer à limiter ces pertes en identifiant les données et documents suspects.
Exemple de traitement des demandes après un événement météorologique majeur
Imaginons qu’une tempête ait endommagé des centaines de maisons dans une région. Les agences d’assurance reçoivent alors des milliers d’e-mails et de documents de la part des clients.
Les employés tentent de les trier le plus rapidement possible, mais plusieurs semaines de travail restent nécessaires. De plus, plus ils travaillent, plus le risque d’erreur augmente en raison de la fatigue.
Avec le traitement intelligent des documents, toutes les factures liées aux dégâts des inondations peuvent être analysées automatiquement.
Le système reconnaît les adresses des clients et les compare avec une carte représentant la trajectoire de la tempête. Il extrait le montant des dommages et transmet ces informations au gestionnaire de sinistres approprié.
Les demandes simples portant sur de petits dommages peuvent être automatiquement approuvées, tandis que les dossiers complexes concernant des dommages structurels à des bâtiments de plusieurs étages sont transmis à des experts seniors.
L’entreprise peut ainsi gérer dix fois plus de demandes que d’habitude sans recruter de personnel supplémentaire et sans augmenter les coûts liés aux erreurs de règlement.
Comment mettre en œuvre un traitement intelligent des documents de sinistres
Les compagnies d’assurance n’ont pas besoin de remplacer tous leurs systèmes informatiques en une seule fois. Elles peuvent commencer par accélérer la saisie des données dans leur base principale en ajoutant des systèmes capables de numériser et d’analyser instantanément les documents.
Premièrement, l’entreprise doit choisir les types de demandes à traiter, par exemple les dossiers simples comme les réparations de pare-brise ou des polices commerciales plus complexes.
Deuxièmement, le programme doit être connecté aux bases de données existantes afin d’éviter toute exportation manuelle des données.
Troisièmement, les gestionnaires doivent définir un niveau de confiance minimal pour la saisie automatique des données avant de transmettre certains documents aux gestionnaires de sinistres pour vérification humaine.
Quatrièmement, les employés doivent être formés pour examiner les demandes des clients plutôt que de simplement saisir leur contenu dans les bases de données.
Enfin, ces mesures peuvent progressivement être étendues à d’autres types de demandes d’indemnisation.
La rapidité et la précision ne sont donc pas incompatibles lorsqu’il s’agit de traiter les demandes d’indemnisation en assurance.
Conclusion
Les systèmes informatiques capables de lire et de classer les documents automatisent de nombreuses procédures chronophages, notamment la saisie manuelle des données.
Dans le même temps, ils contribuent à prévenir les erreurs en comparant les informations extraites avec les données présentes dans les bases de données.
Les compagnies d’assurance peuvent tirer parti des technologies modernes et remplacer de nombreuses heures de travail manuel par des solutions d’intelligence artificielle afin de traiter les demandes d’indemnisation en quelques secondes.
Elles peuvent ainsi réduire les erreurs coûteuses, économiser du temps et de l’argent et fournir à leurs clients des indemnisations plus rapides.
